1. O dokumencie
Niniejsza Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe w związku z korzystaniem z serwisu internetowego trivsel-lexora.com („Serwis”), rezerwacją i opłacaniem konsultacji oraz korzystaniem z usług Trivsel Lexora, w szczególności wsparcia w sprawach pobytowych i urzędowych oraz usług tłumaczeniowych.
Przez „RODO” rozumiemy rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679. W zakresie zapisywania informacji na urządzeniu użytkownika lub uzyskiwania do nich dostępu stosujemy również ustawę z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”).
2. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Przedsiębiorstwa Luterańskie Trivsel spółka z ograniczoną odpowiedzialnością („PL Trivsel”), używająca marki Trivsel Lexora, z siedzibą przy ul. Karpia 17/131, 61-619 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000980648, NIP 9721328913, REGON 522503100.
Kontakt w sprawach dotyczących danych osobowych:
- e-mail: kontakt@trivsel-lexora.com,
- telefon: +48 693 630 920,
- listownie: PL Trivsel sp. z o.o., ul. Karpia 17/131, 61-619 Poznań.
3. Kogo i jakich sytuacji dotyczy Polityka
Polityka dotyczy w szczególności:
- osób odwiedzających Serwis;
- osób rezerwujących lub opłacających konsultację;
- osób przesyłających zapytania, dokumenty albo korespondencję;
- klientów i ich przedstawicieli;
- osób, których dane znajdują się w dokumentach przekazanych nam przez klienta lub zostały pozyskane z legalnych źródeł w celu realizacji zlecenia.
4. Jakie dane możemy przetwarzać i skąd je otrzymujemy
Zakres danych zależy od sposobu korzystania z Serwisu i rodzaju zleconej usługi. Możemy przetwarzać:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe – w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania lub korespondencyjny.
- Dane dotyczące rezerwacji – wybrana usługa, język rozmowy, forma konsultacji, data i godzina, strefa czasowa, treść wiadomości, identyfikator rezerwacji oraz informacje o jej potwierdzeniu, zmianie lub odwołaniu.
- Dane rozliczeniowe i transakcyjne – dane do faktury, kwota, waluta, tytuł, identyfikator i status płatności oraz informacja o wybranym operatorze płatności. Nie otrzymujemy pełnego numeru karty ani danych logowania do bankowości elektronicznej.
- Dane potrzebne do wykonania usługi – zależnie od sprawy mogą to być m.in. obywatelstwo, data i miejsce urodzenia, numer PESEL, dane paszportu lub innego dokumentu tożsamości, informacje o pobycie, wizach, zatrudnieniu, wykształceniu, sytuacji rodzinnej i majątkowej, treść pism i decyzji urzędowych oraz dane osób wskazanych w dokumentach.
- Treść komunikacji i dokumentów – wiadomości e-mail, załączniki, notatki dotyczące ustaleń, reklamacji i realizacji zlecenia.
- Dane techniczne – adres IP, data i czas żądania, adres URL, dane o urządzeniu i przeglądarce, identyfikatory sesji i bezpieczeństwa, podstawowe logi zdarzeń oraz informacje niezbędne do wykrywania błędów, nadużyć i ataków.
- Preferencje interfejsu – wybrany język Serwisu zapisany lokalnie w przeglądarce.
Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od użytkownika. Możemy otrzymywać je również od osoby, którą użytkownik reprezentuje, od operatora rezerwacji lub płatności, od urzędu albo innego podmiotu uczestniczącego w sprawie oraz z rejestrów i źródeł publicznie dostępnych – wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji zlecenia lub ochrony praw.
5. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
| Cel przetwarzania | Podstawa prawna | Podstawowy okres przetwarzania |
|---|---|---|
| Wyświetlanie Serwisu, zapewnienie jego działania, bezpieczeństwa, odporności na nadużycia i diagnozowanie błędów | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na prowadzeniu bezpiecznego Serwisu | przez okres potrzebny do analizy i zabezpieczenia Serwisu, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy; krótsze okresy poszczególnych logów i plików wskazano niżej |
| Zapamiętanie języka wybranego przez użytkownika | art. 6 ust. 1 lit. f RODO oraz art. 399 ust. 3 PKE – funkcja żądana przez użytkownika | do zmiany ustawienia albo usunięcia danych przeglądarki przez użytkownika |
| Udzielenie odpowiedzi na zapytanie i podjęcie działań przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO; przy kontakcie niezwiązanym z zamiarem zawarcia umowy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do zakończenia korespondencji, a następnie maksymalnie przez 12 miesięcy, chyba że zapytanie prowadzi do zawarcia umowy albo dane są potrzebne do ochrony przed roszczeniami |
| Rezerwacja, organizacja i przeprowadzenie konsultacji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | do wykonania konsultacji, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń i ochrony przed roszczeniami |
| Zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie sprawy, przygotowanie tłumaczeń, dokumentów i korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | przez czas realizacji zlecenia, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat; dłużej, jeżeli trwa postępowanie lub zachodzi obowiązek prawny |
| Obsługa płatności, zwrotów, reklamacji i potwierdzeń transakcji | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO | przez czas realizacji i rozliczenia płatności, a następnie zgodnie z obowiązkami księgowymi, podatkowymi i terminami przedawnienia roszczeń |
| Wystawianie i przechowywanie faktur oraz prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | przez okres wymagany przez przepisy, zasadniczo 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że przepis wymaga dłuższego okresu |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz przeciwdziałanie oszustwom | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | do upływu właściwego terminu przedawnienia albo prawomocnego zakończenia postępowania |
| Wykonanie obowiązków wynikających z prawa lub żądania uprawnionego organu | art. 6 ust. 1 lit. c RODO | przez okres wskazany w przepisach lub niezbędny do wykazania wykonania obowiązku |
| Przesyłanie informacji handlowych dotyczących własnych usług, jeżeli użytkownik udzieli osobnej zgody | art. 6 ust. 1 lit. a RODO w związku z właściwymi przepisami PKE | do wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia danego rodzaju komunikacji; informacja o zgodzie może być przechowywana dłużej w celu wykazania jej prawidłowego pozyskania |
Jeżeli kilka podstaw lub okresów ma zastosowanie równocześnie, dane usuwamy lub anonimizujemy po ustaniu ostatniego uzasadnionego celu, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.
6. Dane szczególnych kategorii i dane dotyczące wyroków skazujących
Nie należy umieszczać danych wrażliwych ani opisów całej sprawy w podstawowym formularzu rezerwacji. Na etapie rezerwacji wystarczają dane kontaktowe, wybór rodzaju usługi i terminu.
W sprawach pobytowych, rodzinnych, urzędowych lub dotyczących ochrony prawnej przekazane dokumenty mogą jednak zawierać dane szczególnych kategorii, np. informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub życiu osobistym. Przetwarzamy je wyłącznie wtedy, gdy jest to rzeczywiście konieczne i istnieje podstawa z art. 9 ust. 2 RODO, w szczególności wyraźna zgoda osoby albo niezbędność do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, w tym w postępowaniu administracyjnym lub pozasądowym.
Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych przetwarzamy wyłącznie pod kontrolą władz publicznych albo gdy zezwala na to prawo Unii Europejskiej lub prawo polskie i zostały zapewnione wymagane zabezpieczenia, zgodnie z art. 10 RODO.
7. Rezerwacja spotkań przez Meetergo
Kalendarz i formularz rezerwacji może być osadzony w Serwisie lub otwierany na stronie Meetergo. W związku z rezerwacją przetwarzane mogą być imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, wybrana usługa, język, forma, data i godzina konsultacji, wiadomość użytkownika, identyfikator rezerwacji oraz techniczne dane połączenia.
W zakresie danych rezerwacyjnych PL Trivsel pozostaje administratorem, a meetergo GmbH obsługuje infrastrukturę rezerwacji jako podmiot przetwarzający na nasze polecenie. Meetergo może działać jako odrębny administrator w ograniczonym zakresie potrzebnym do technicznego dostarczenia strony rezerwacji, ochrony przed nadużyciami i prowadzenia wymaganych rejestrów bezpieczeństwa lub zgód. Szczegóły zawiera polityka prywatności Meetergo.
Po wyświetleniu aktywnego kalendarza przeglądarka nawiązuje bezpośrednie połączenie z serwerami Meetergo. Meetergo może zapisać krótkotrwały token sesji niezbędny do ochrony formularza przed atakami CSRF i wielokrotnym wysłaniem tej samej rezerwacji. Meetergo wskazuje, że logi technicznego dostarczenia strony rezerwacji, obejmujące m.in. IP, czas, user-agent i URL, przechowuje do 14 dni. Dodatkowe mechanizmy, takie jak potwierdzenie double opt-in, zabezpieczenie antyspamowe lub przypomnienia SMS, mogą być używane tylko wtedy, gdy zostaną włączone w konfiguracji.
8. Płatności: Mollie i Paynow
Za konsultację można zapłacić za pośrednictwem jednego z udostępnionych operatorów. Wybranie płatności powoduje przekierowanie do bezpiecznego serwisu operatora. Dane karty płatniczej, kod BLIK oraz dane logowania do banku są wprowadzane bezpośrednio w środowisku operatora lub banku i nie są udostępniane PL Trivsel.
8.1. Mollie
Płatności mogą być obsługiwane przez Mollie B.V. Mollie przetwarza dane potrzebne do wykonania i zabezpieczenia transakcji, w szczególności dane płatnicze, IP, typ urządzenia i przeglądarki oraz – zależnie od metody – imię i nazwisko, dane kontaktowe lub adresowe i informacje o zakupionej usłudze. W zakresie wynikającym z regulacji płatniczych, przeciwdziałania oszustwom i realizacji transakcji Mollie działa jako odrębny administrator. Szczegóły zawiera polityka prywatności Mollie.
8.2. Paynow
Płatności mogą być obsługiwane przez Paynow, usługę Integratora Płatności świadczoną dla firm przez mBank S.A. z siedzibą przy ul. Prostej 18, 00-850 Warszawa. Paynow może przetwarzać dane i identyfikatory transakcji, kwotę i walutę, status płatności, dane urządzenia i połączenia oraz dane wymagane dla wybranej metody, np. przelewu online, BLIK, karty, Apple Pay lub Google Pay. mBank i inne instytucje uczestniczące w rozliczeniu działają jako odrębni administratorzy w zakresie obowiązków wynikających z prawa bankowego, płatniczego, podatkowego oraz przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Szczegóły są dostępne na stronie RODO mBanku i w dokumentach Paynow.
PL Trivsel otrzymuje od operatora dane potrzebne do powiązania płatności z rezerwacją, w szczególności identyfikator, kwotę, walutę i status transakcji, oraz przechowuje je dla wykonania umowy, rozliczeń, zwrotów, reklamacji i obowiązków księgowych.
9. Odbiorcy danych
Dane mogą być ujawniane wyłącznie w niezbędnym zakresie:
- osobom upoważnionym przez PL Trivsel, współpracującym tłumaczom i konsultantom, objętym obowiązkiem poufności;
- podmiotom świadczącym usługi IT, hostingu, bezpieczeństwa, poczty elektronicznej, kopii zapasowych i wsparcia technicznego;
- Proton AG z siedzibą w Szwajcarii – w związku z korzystaniem z Proton Mail i Proton Calendar; zależnie od sposobu kontaktu mogą to być w szczególności imię i nazwisko, adres e-mail, treść korespondencji i załączników, dane uczestników oraz informacje o terminach spotkań;
- podmiotom z grupy Google świadczącym usługi Google Workspace i Google Drive dla konta organizacji działającego w domenie trivsel.pl – w zakresie przechowywania, wykonywania kopii, udostępniania i roboczego opracowywania korespondencji, załączników, dokumentów oraz akt spraw prowadzonych dla klientów;
- OpenAI Ireland Limited, która hostuje Serwis w usłudze ChatGPT Sites i przetwarza dane użytkowników końcowych na polecenie PL Trivsel, oraz jej zatwierdzonym podwykonawcom;
- Cloudflare – w zakresie obsługi DNS, sieci dostarczania treści oraz ochrony Serwisu przed botami i atakami;
- meetergo GmbH – w zakresie obsługi kalendarza i rezerwacji;
- Mollie B.V. albo mBank S.A./Paynow oraz bankom, organizacjom kartowym i innym instytucjom uczestniczącym w wybranej płatności;
- dostawcom usług księgowych, prawnych, pocztowych i kurierskich;
- urzędom, sądom, konsulatom, Straży Granicznej, Policji, organom podatkowym lub innym uprawnionym podmiotom, gdy jest to konieczne do wykonania zlecenia, zgodne z poleceniem klienta albo wymagane prawem.
Jeżeli wykonanie usługi wymaga przekazania dokumentu konkretnemu odbiorcy, zakres danych ograniczamy do informacji potrzebnych dla tej czynności.
10. Przetwarzanie poza Europejskim Obszarem Gospodarczym
Część korespondencji elektronicznej i danych kalendarzowych jest obsługiwana przy użyciu usług Proton Mail i Proton Calendar, świadczonych przez Proton AG z siedzibą w Szwajcarii. Proton wskazuje, że serwery wykorzystywane dla tych usług znajdują się w Szwajcarii, Niemczech lub Norwegii. Szwajcaria nie należy do EOG, lecz została uznana przez Komisję Europejską za państwo zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych, dlatego przekazywanie danych do Szwajcarii może odbywać się na podstawie art. 45 RODO. Szczegóły zawierają polityka prywatności Proton, polityka Proton Mail i polityka Proton Calendar.
Dokumenty i dane robocze mogą być przechowywane w Google Workspace i Google Drive na koncie organizacji działającym w domenie trivsel.pl. Domena ta identyfikuje konto organizacji, ale sama w sobie nie oznacza miejsca przechowywania danych. Zgodnie z warunkami przetwarzania Google dane mogą być przetwarzane w państwach, w których Google lub jego podmioty przetwarzające posiadają infrastrukturę, z uwzględnieniem ustawień regionu danych oraz zobowiązań dotyczących transferów międzynarodowych. Transfery poza EOG odbywają się na podstawie właściwego mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności decyzji o adekwatności, Ram Ochrony Danych UE–USA – w zakresie objętym certyfikacją – albo standardowych klauzul umownych. Szczegóły zawiera Dodatek Google dotyczący przetwarzania danych.
Część dostawców korzysta z infrastruktury globalnej. Serwis jest hostowany przez OpenAI Ireland Limited w usłudze ChatGPT Sites, która nie gwarantuje wyłącznej rezydencji danych w EOG. Jeżeli dane z EOG są przekazywane poza EOG, OpenAI stosuje podstawy wskazane w swoim dodatku dotyczącym przetwarzania danych, w tym decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne.
Również Cloudflare, Mollie oraz niektórzy uczestnicy łańcucha płatności lub podwykonawcy Meetergo mogą przetwarzać dane poza EOG. W takim przypadku transfer następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności decyzji o adekwatności, Ram Ochrony Danych UE–USA – jeżeli podmiot jest objęty certyfikacją – albo standardowych klauzul umownych wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane.
Informację o stosowanych zabezpieczeniach lub ich kopię można uzyskać, kontaktując się z nami; możemy usunąć z przekazywanej kopii informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa lub zagrażające bezpieczeństwu.
12. Prawa osób, których dane dotyczą
Na zasadach określonych w RODO osobie przysługuje prawo do:
- uzyskania informacji o przetwarzaniu i dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia danych;
- usunięcia danych, jeżeli nie istnieje podstawa do dalszego przetwarzania;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych dostarczonych administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się automatycznie na podstawie zgody lub umowy;
- wniesienia sprzeciwu – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją – wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
- wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
- wycofania zgody w każdym czasie, jeżeli przetwarzanie jest na niej oparte, bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem;
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl.
Żądanie można przesłać przy użyciu danych kontaktowych wskazanych w pkt 2. Przed realizacją wniosku możemy poprosić o informacje konieczne do potwierdzenia tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca, z uwzględnieniem wyjątków dopuszczonych przez RODO.
Jeżeli żądanie dotyczy danych przetwarzanych samodzielnie przez operatora płatności albo Meetergo jako odrębnego administratora, może być konieczne skierowanie go bezpośrednio do tego podmiotu. Pomożemy ustalić właściwego adresata.
13. Czy podanie danych jest obowiązkowe
Podanie danych jest dobrowolne, lecz:
- bez danych oznaczonych jako wymagane nie będzie możliwa rezerwacja lub przeprowadzenie konsultacji;
- numer telefonu jest dobrowolny przy konsultacji wideo, ale może być konieczny przy konsultacji telefonicznej;
- bez danych potrzebnych do umowy lub dokumentów koniecznych w danej sprawie możemy nie być w stanie wykonać usługi;
- przekazanie danych wymaganych przez operatora płatności jest konieczne do skorzystania z wybranej metody płatności, ale można wybrać inną udostępnioną metodę, jeżeli jest dostępna.
Checkbox potwierdzający zapoznanie się z Polityką nie stanowi zgody na przetwarzanie danych niezbędnych do rezerwacji lub wykonania umowy. Jeżeli zgoda jest potrzebna dla odrębnego celu, prosimy o nią osobno.
14. Dane innych osób przekazywane przez klienta
Przekazując dane innej osoby, należy upewnić się, że jest to zgodne z prawem i ograniczone do zakresu potrzebnego w sprawie. Jeżeli ma zastosowanie obowiązek informacyjny z art. 14 RODO, prosimy przekazać tej osobie niniejszą Politykę. Obowiązek może nie mieć zastosowania w przypadkach wyraźnie przewidzianych w RODO, np. gdy udzielenie informacji jest niemożliwe, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku albo naruszałoby prawnie chronioną tajemnicę; każdy taki przypadek oceniamy indywidualnie.
15. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
PL Trivsel nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Serwis nie prowadzi profilowania marketingowego. Operatorzy płatności mogą stosować automatyczne mechanizmy oceny ryzyka i przeciwdziałania oszustwom jako odrębni administratorzy; informacje na ten temat znajdują się w ich politykach.
16. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie połączenia TLS, ograniczanie dostępu do danych do osób upoważnionych, zasadę minimalizacji danych, uwierzytelnianie i zabezpieczanie kont, kopie zapasowe tam, gdzie są potrzebne, oraz umowy powierzenia z podmiotami przetwarzającymi.
Internet nie gwarantuje bezpieczeństwa absolutnego. Prosimy nie przesyłać paszportów, decyzji urzędowych, danych zdrowotnych ani innych poufnych dokumentów przez podstawowy formularz rezerwacji. Sposób bezpiecznego przekazania dokumentów uzgadniamy po pierwszym kontakcie.
17. Osoby małoletnie
Serwis i formularz rezerwacji są przeznaczone dla osób pełnoletnich. Dane dziecka mogą być przetwarzane, gdy przekazuje je rodzic, opiekun prawny lub inna osoba działająca zgodnie z prawem i jest to konieczne do realizacji usługi. Prosimy nie pozwalać dzieciom na samodzielne przesyłanie danych lub dokumentów przez Serwis.
18. Linki i serwisy zewnętrzne
Serwis może zawierać linki do stron urzędów, operatorów płatności, Meetergo lub innych podmiotów. Po przejściu do zewnętrznego serwisu jego operator samodzielnie określa zasady przetwarzania danych. Zachęcamy do zapoznania się z jego polityką prywatności przed przekazaniem danych.
19. Zmiany Polityki
Politykę aktualizujemy, jeżeli zmieniają się funkcje Serwisu, dostawcy, zakres przetwarzanych danych lub wymagania prawne. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą obowiązywania. Istotne zmiany, które wpływają na sposób wykorzystywania danych, komunikujemy w Serwisie, a gdy jest to wymagane – prosimy o ponowną zgodę.